Inviter des coéquipiers et gérer les rôles

Faites entrer vos collègues dans votre organisation Swimlane par e-mail, puis changez leur rôle ou retirez-les quand il le faut.

Avant de commencer

• Vous devez être Propriétaire de l'organisation. Le bouton Inviter un membre et les actions sur les membres ne s'affichent que pour les propriétaires.
• Chaque coéquipier connecte son propre compte LinkedIn après avoir rejoint l'équipe. Swimlane ne partage jamais un compte LinkedIn entre plusieurs personnes.

Inviter un coéquipier

1. Cliquez sur Paramètres en bas de la barre latérale gauche.
2. Dans le groupe Équipe / Multi-comptes, ouvrez Membres de l'équipe.
3. Cliquez sur Inviter un membre.
4. Dans Adresse e-mail, saisissez une ou plusieurs adresses, séparées par des virgules ou une par ligne.
5. Si vous le souhaitez, ajoutez une Note personnelle (optionnel) : elle apparaît dans l'e-mail d'invitation (500 caractères maximum).
6. Cliquez sur Envoyer l'invitation.

Chaque invitation apparaît ensuite dans l'onglet En attente jusqu'à ce qu'elle soit acceptée.

Ce que reçoit votre coéquipier

• Un e-mail « Rejoignez votre organisation sur Swimlane » avec un bouton Accepter l'invitation.
• L'e-mail est rédigé dans la langue de la personne qui a envoyé l'invitation.
• L'invitation expire au bout de 7 jours.

Comment votre coéquipier accepte

1. Il clique sur Accepter l'invitation dans l'e-mail.
2. S'il est déjà connecté à Swimlane, la page affiche « Bienvenue à bord ! » et il rejoint l'équipe immédiatement. Votre organisation devient son organisation courante.
3. S'il n'est pas connecté, la page affiche Rejoindre nom de l'organisation et un bouton Se connecter / S'inscrire. Il se connecte avec l'adresse qui a reçu l'invitation (ou crée son compte), puis rouvre le lien de l'e-mail s'il n'a pas encore rejoint l'équipe.
4. Si l'application affiche encore son propre espace, il choisit votre organisation dans le sélecteur (voir Passer d'une organisation à l'autre).
5. Il connecte son compte LinkedIn s'il ne l'a pas encore fait (voir Connecter votre compte LinkedIn).

Toute personne qui accepte une invitation rejoint l'organisation avec le rôle Membre.

Annuler une invitation en attente

1. Dans Membres de l'équipe, ouvrez l'onglet En attente.
2. Cliquez sur le menu … de l'invitation.
3. Cliquez sur Annuler l'invitation. Le lien de l'e-mail ne fonctionne plus.

Il n'existe pas de bouton pour renvoyer une invitation. Si elle a expiré, invitez à nouveau la même adresse : une invitation expirée ne bloque pas la suivante.

Changer le rôle d'un membre

1. Dans Membres de l'équipe, cliquez sur le menu … du membre.
2. Cliquez sur Changer le rôle.
3. Sous Nouveau rôle, choisissez Propriétaire, Admin ou Membre.
4. Cliquez sur Mettre à jour le rôle.

Retirer un membre

1. Cliquez sur le menu … du membre.
2. Cliquez sur Retirer, puis confirmez avec Retirer le membre.

La personne perd immédiatement l'accès à votre organisation. Les contacts et listes qu'elle a ajoutés restent dans l'organisation. Les pipelines qu'elle a créés dans l'application lui étaient privés : plus personne ne les voit, et ses campagnes n'apparaissent plus sur la page Campagnes de qui que ce soit. Demandez-lui de mettre ses campagnes en pause avant de la retirer.

Bon à savoir

• Ce que peuvent faire les propriétaires aujourd'hui : inviter, annuler une invitation, changer les rôles, retirer un membre, modifier les Paramètres d'équipe et envoyer un test du récapitulatif d'équipe.
• Admin et Membre ont actuellement les mêmes accès. Le rôle Admin ne débloque encore aucune action de gestion. Si quelqu'un doit gérer l'équipe, nommez-le Propriétaire.
• Vous ne pouvez ni changer votre propre rôle, ni vous retirer vous-même.
• Une organisation garde toujours au moins un propriétaire. Rétrograder ou retirer le dernier affiche « L'organisation doit avoir au moins un propriétaire. »
• Si un coéquipier supprime son propre compte Swimlane au lieu d'être retiré de l'équipe, les listes, pipelines et campagnes qu'il a créés sont supprimés avec lui. Le retirer de l'équipe est la façon la plus sûre de gérer un départ.
• Les adresses qui appartiennent déjà à un membre, ou qui ont déjà une invitation en attente, sont ignorées.
• Toute personne connectée qui ouvre un lien d'invitation valide rejoint l'organisation : ne transférez pas l'e-mail.
• Les Paramètres d'équipe contiennent des interrupteurs Permissions par défaut, mais ils ne changent pas qui voit Inviter un membre : seuls les propriétaires le voient.

Dépannage

• Je ne vois pas « Inviter un membre » : vous n'êtes pas propriétaire. Demandez à un propriétaire d'inviter la personne ou de vous nommer propriétaire.
• La page indique « Impossible de traiter l'invitation » : l'invitation a déjà été acceptée, annulée ou a expiré. Demandez-en une nouvelle à un propriétaire.