Ajouter, modifier et archiver des contacts

La plupart des contacts arrivent tout seuls. Cet article explique comment les personnes entrent dans Swimlane, ce que vous pouvez modifier sur un contact, comment fonctionne l'archivage et pourquoi il n'existe pas de bouton de suppression.

Comment les contacts arrivent dans Swimlane

• Vos conversations LinkedIn. Toute personne avec qui vous échangez devient un contact dès que votre boîte de réception se synchronise.
• Les imports. Sur la page Listes, Nouvel import ouvre les sources d'import (engagement sur une publication, visiteurs du profil, imports récurrents…). Chaque import alimente une liste.
• Les invitations reçues. Les personnes qui vous invitent sont conservées comme contacts.
• Un fichier CSV, pour les personnes que vous suivez déjà ailleurs.

L'application ne propose pas de formulaire pour saisir un contact à la main.

Importer un fichier CSV

1. Ouvrez Listes dans la navigation principale et cliquez sur Nouvel import.
2. Dans l'onglet Import, choisissez CSV Import, puis déposez votre fichier ou cliquez sur Choose file (CSV, 10 Mo maximum).
3. Associez les trois colonnes nécessaires : LinkedIn URL, First Name et Last Name. Les lignes auxquelles il manque l'une d'elles, ou dont l'URL LinkedIn est invalide, sont comptées comme invalides.
4. Saisissez un List name. Si une liste porte déjà exactement ce nom, les contacts y sont ajoutés ; sinon, une nouvelle liste est créée.
5. Cliquez sur Start Import.

Un contact importé par CSV ne contient qu'un nom et une URL LinkedIn. Avant de l'utiliser dans une campagne, complétez son profil et son degré de relation : sélectionnez les contacts importés puis choisissez Bulk Actions → Enrich with LinkedIn (cela consomme votre quota quotidien de récupération de profils). L'étape de demande de connexion d'une campagne ignore les contacts dont le degré de relation est encore inconnu.

Un seul contact par identité LinkedIn

Swimlane reconnaît les personnes à leur identité LinkedIn. Quand une conversation, un import ou une invitation amène quelqu'un qui existe déjà dans votre espace de travail, le contact existant est mis à jour au lieu d'être dupliqué, et un import ajoute sa liste à celles auxquelles la personne appartient déjà. Dans un fichier CSV, une ligne dont l'URL LinkedIn existe déjà est comptée parmi les duplicates et ignorée.

Si vous trouvez malgré tout deux fiches pour la même personne, consultez Fusionner les contacts en double.

Ce que vous pouvez modifier

Les champs du profil (nom, titre, photo, entreprise, poste) viennent de LinkedIn et ne peuvent pas être modifiés à la main. Actualisez-les avec Enrichir via LinkedIn (voir La fiche contact : ce que Swimlane conserve et comment elle reste à jour). Ce qui dépend de vous :

• Les notes. Dans l'onglet Info du contact, écrivez dans le champ Notes : la note est enregistrée dès que vous cliquez ailleurs. Dans les tableaux de la boîte de réception, l'icône de note d'une ligne ouvre la même note avec un bouton Sauvegarder. La note est visible par tout votre espace de travail.
• Les tags : voir Organiser vos contacts avec des tags.
• Les listes : voir Créer et gérer des listes.
• L'étape de pipeline : voir Faire avancer vos contacts dans un pipeline.
• Les rappels : voir Programmer des rappels de relance.

Archiver un contact

Archiver permet de mettre quelqu'un de côté sans perdre son historique.

1. Ouvrez le contact.
2. Dans Info → Actions rapides, cliquez sur Archiver.

Pour archiver plusieurs contacts d'un coup, cochez-les dans un tableau de contacts, ouvrez Bulk Actions, choisissez Archive et confirmez.

Une fois le contact archivé :

• Il disparaît de la vue Messagerie de la boîte de réception, ainsi que de Tous les membres, Relations, Contacts, Sans tag et de la vue des invitations Envoyées. Sa conversation est rangée dans Conversations → Archivées.
• Il sort de toutes les campagnes : les nouvelles inscriptions l'ignorent, et s'il était au milieu d'une séquence, il est mis en pause à l'étape où il se trouvait.
• Il n'apparaît plus dans la liste Personnes avec qui interagir du tableau de bord, ni dans la recherche ⌘K / Ctrl+K.
• Il reste visible dans les tableaux de la page Listes.
• L'archivage s'applique à tout votre espace de travail, et un import qui le retrouve ne le désarchive pas.

Désarchiver un contact

Ouvrez le contact, par exemple depuis Conversations → Archivées ou depuis l'une de vos listes, puis cliquez sur Désarchiver dans Actions rapides. Un contact mis en pause dans une campagne reprend à l'étape où il s'était arrêté.

Supprimer un contact

L'application n'a pas de bouton pour supprimer un contact : archivez-le plutôt, ce qui conserve l'historique de conversation et d'activité. Supprimer une liste ne supprime pas non plus ses contacts. Si vous devez vraiment effacer une fiche, l'API publique permet de supprimer un contact (voir Référence de l'API publique Swimlane).

Bon à savoir

• Les contacts, les notes, les tags et l'état archivé sont partagés avec votre espace de travail. Vos rappels et vos pipelines restent personnels.
• Les actions groupées ne proposent pas de désarchivage : désarchivez les contacts un par un depuis leur fiche.